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Definition Bewerbermanagementsystem

• Ein Bewerbermanagementsystem unterstützt den Prozess der Personalbeschaffung durch Automatisierung, Vereinheitlichung und die zentrale Dokumentation eingegangener Bewerbungen.
• Durch Reporting können die effizientesten Bewerberkanäle identifiziert und Kosten gespart werden.
• Bewerbermanagementsysteme können für Unternehmensgrößen aller Art und Branchen wertvoll sein.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Funktionen Ihr System auf jeden Fall haben sollte und ob sich die Investition in eine Bewerbermanagement Software für Ihr Unternehmen lohnt.

Bewerbermanagementsystem oder Applicant Tracking System?

Wenn von Bewerbermanagementsystem, Applicant Tracking Systems (ATS), Bewerberverwaltungssoftware, Bewerbermanagementsoftware oder E-Recruiting-Systemen gesprochen wird, ist das Gleiche gemeint.

Diese Begriffe bezeichnen Software-Lösungen, die Recruiter und Personalabteilungen bei der Personalgewinnung unterstützen.Ein passgenaues Bewerbermanagementsystem bildet den Recruiting-Prozess digital ab und unterstützt Recruiter so über den gesamten Bewerbungsprozess hinweg: Die Software erledigt Routinetätigkeiten vollautomatisch und entlastet von administrativen Aufgaben.

Sie ermöglicht etwa automatische Eingangsbestätigungen, benachrichtigt Kollegen zu eingegangenen Bewerbungen, bietet einen übersichtlichen Vergleich von Bewerberdaten mit den Stellenanforderungen sowie detaillierte Auswertungsmöglichkeiten wichtiger Recruiting-KPIs.

Vorteile von Bewerbermanagementsystemen

Grundlegend zielen alle Funktionen darauf ab, HR-Prozesse effizient zu gestalten und somit die schnellere Einstellung von neuen Mitarbeitern zu ermöglichen, ohne das Recruiting-Team vergrößern zu müssen.Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil. softgarden-Kunden können ihre Time-to-Hire dank effizienterer Recruitingprozesse um bis zu 60 Prozent verringern.

Gleichzeitig bleibt so mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit im Personalwesen: etwa für Maßnahmen der Personalentwicklung, die Verbesserung der Employer-Branding-Strategie oder ganz einfach gezielte Bewerbungsgespräche mit interessanten Kandidaten.

Kosten sparen

Dadurch können an mehreren Stellen Kosten gespart werden – direkt und indirekt:

• Keine Vergrößerung des Recruiting-Teams notwendig
• Aufbau eines Talent Pools erlaubt Besetzung von Stellen, ohne Geld für Stellenanzeigen auszugeben und Zeit für Active Sourcing aufzuwenden
• Reporting erlaubt effizienteren Einsatz von Budgets, beispielsweise durch Identifizieren der Kanäle, die zu Einstellungen führen
• Produktivitätszuwachs durch schnellere Personalgewinnung

Zeit sparen

In der täglichen Arbeit entlastet die Automatisierung administrativer Aufgaben das Recruiting-Team. Funktionen wie automatische Reminder für Führungskräfte und Entscheider verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerbungen zu lange unbearbeitet bleiben

Ein Bewerbermanagement-System dient auch als zentrale Datenablage. Bewerberunterlagen, ausgetauschte E-Mails und Eindrücke aus Bewerbungsgesprächen werden hier gesammelt. So können Entscheidungen einfacher getroffen werden, alle sind stets auf dem aktuellen Stand.

Übrigens: softgarden-Kunden sind bei jeder Bewerbung im Durchschnitt 15 Prozent schneller und sparen zusätzlich 10 Prozent Zeitaufwand bei administrativen Prozessen.

Recruitingprozesse optimieren

Recruiter haben nicht nur mehr Zeit für die Mitarbeitersuche, sondern können sich auch mit strategischen Themen auseinandersetzen. Detaillierte Reportings erlauben die Identifikation der besten Bewerberkanäle und helfen bei der Optimierung interner Prozesse.

Indem etwa untersucht werden kann, wie lange sich Bewerber in den unterschiedlichen Bewerbungsphasen befinden, können Engpässe identifiziert und beseitigt werden.

Durch eine gezielte Auswertung der besten Kanäle, über die Sie Bewerbungen erhalten, können Sie Ihr Recruitingbudget außerdem effizienter einsetzen.

Wie das geht?

Wo würden Sie Ihr Budget eher einsetzen?

Auf Portal X, über das 100 Bewerbungen für Ihre Position eingehen, von denen Sie aber 90 sofort absagen, da die Interessenten gewisse Kriterien nicht erfüllen – oder auf Portal Y, über das zwar nur 10 Interessenten zu Ihnen kommen, unter denen aber der richtige Kandidat oder die richtige Kandidatin für Ihre Position war?

Eine gute E-Recruiting-Software unterstützt und erleichtert solche Abwägungen.

Ihre Bewerber erwarten schnelle Antworten

Studie mit 6.900 Teilnehmern: Warum Sie Ihre Bewerber nicht länger als zwei Wochen auf eine erste Rückmeldung warten lassen sollten, lesen Sie in unserem Bewerbungsreport.

Jetzt Studie herunterladen

Digitaler werden

• Mithilfe einer umfassenden digitalen Recruitinglösung können Sie Talente erreichen und für Ihr Unternehmen begeistern.

• Darüber hinaus macht ein digitales Recruiting-Team sich unabhängiger von äußeren Umständen auf dem Bewerbermarkt und erlauben flexiblere Arbeitsmodelle.

• Eine digitale Lösung erleichtert darüber hinaus die Bewerbungsprozesse für Unternehmen mit dezentralen Strukturen.

Auch wenn Bewerberzahlen stark zurückgehen, gibt es trotzdem noch Kandidaten, die auf der Suche nach einer Stelle sind. Im Whitepaper erfahren Sie, wie Sie diese überzeugen.

Mythos 2: Dem Mittelstand bleibt keine Wahl, als die Cost-of-Vacancy dauerhaft hinzunehmen.

Die Cost-of-Vacancy wird durch viele Faktoren beeinflusst. Dementsprechend gibt es auch viele Lösungsansätze. Welche genau, das erfahren Sie hier.

Mythos 3: Vermehrt Stellenanzeigen zu schalten, ist die beste Chance, doch noch Kandidaten zu finden.

Mehr ist nicht gleich besser und manchmal lohnt sich der Blick über den Tellerrand. Lesen Sie, wie Sie das Beste aus Ihren Stellenanzeigen herausholen und welche Alternativen außerdem gewinnversprechend sind.

1. Mitarbeiterempfehlungen

Kaum eine Studie, die nicht bestätigt: Die besten Mitarbeiter finden Unternehmen über Empfehlungen. Bereits die softgarden-Studie Mitarbeiterempfehlung aus Bewerbersicht (2018) zeigte, dass Mitarbeiterempfehlungen nach der Stellenanzeige der zweithäufigste Weg zum Job ist.

Großunternehmen implementieren daher häufig Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme, die Empfehlungen mit hohen Summen vergüten. So viel müssen kleinere Unternehmen jedoch nicht investieren, häufig reicht bereits Mundpropaganda. Erzählen Sie allen Ihren Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Bekannten und Freunden von Ihrer offenen Stelle und bitten Sie sie, sich umzuhören. In Zeiten von Social Media lässt sich die Macht Ihres sozialen Netzwerks noch potenzieren. Posten Sie Ihre Stelle in Ihren Social-Media-Profilen und bitten Sie Ihre Bekannten, die Stelle wiederum in ihren Netzwerken zu teilen.

2. Active Sourcing

Active Sourcing, also die aktive Suche und Ansprache von potentiellen Mitarbeitern, war bislang vor allem externen Headhuntern für Managementpositionen vorbehalten. Inzwischen gehen aber auch mehr und mehr Recruiter dazu über, Talente für die verschiedensten Stellen aufzuspüren und zu kontaktieren. Häufig geschieht dies über soziale Netzwerke wie Xing oder LinkedIn, aber auch Recruitingmessen, Netzwerktreffen, Workshops und spezielle Internetforen sind beliebte Jagdgebiete vorausschauender Recruiter.

Active Sourcing mag zwar zeitaufwendiger sein als die Schaltung von Stellenanzeigen, die Qualität der Bewerber jedoch ist umso höher. Zudem entfallen die oft sehr hohen Kosten für die Schaltung von reichweitenstarken Anzeigen. Insbesondere auf der Suche nach Fachkräften ist Active Sourcing daher eine vielversprechende Möglichkeit, auch in Zukunft sehr gute Mitarbeiter zu finden.

3. Karriereseite

Zwar werden bereits sechs von zehn freien Stellen auf der Corporate Website veröffentlicht, viele kleine Unternehmen nutzen jedoch nach wie vor zu selten die Möglichkeit, Besucher des eigenen Internetauftritts auf offene Stellen aufmerksam zu machen. Der Grund liegt häufig am technischen Aufwand. Deshalb stellen wir mit unserer Recruitingsoftware Stellenmarkt-Widgets zur Verfügung, die sich mit wenigen Klicks in die eigene Website und Facebookpage integrieren lassen.

Dass der Aufwand sich lohnt, lässt sich am Beispiel unserer Case Study mit Testronic leicht erkennen. Im ersten Halbjahr 2021 hat das Unternehmen 800 neue Mitarbeiter eingestellt, wovon sich 45% über die Karriereseite beworben hatten. Die komplette Case Study können Sie hier nachlesen: Case Study Testronic: 45 % der Hires haben sich über die Karriereseite beworben

4. Interne Bewerber

Eine weitere, häufig vernachlässigte Option ist die Rekrutierung aus den eigenen Reihen. Gut sind Mitarbeiter vor allem auch dann, wenn sie zum Unternehmen passen. Dies stellt sich aber häufig erst heraus, wenn sie bereits eine Weile im Betrieb arbeiten. Bei der Besetzung einer Stelle kann es daher vielversprechend sein, zunächst interne Bewerber zu prüfen. Neben den geringen Recruitingkosten hat die interne Personalbeschaffung zudem die Vorteile, die Mitarbeitermotivation und –bindung zu fördern, da sie die Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Betriebs aufzeigt.

Tipp: Wenn Sie unsere Recruitingsoftware zur Personalbeschaffung nutzen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Stellenanzeigen zunächst nur für Ihre Mitarbeiter zugänglich zu machen. Erst nach 14 Tagen wird die Anzeige dann automatisch auch extern geschaltet.

5. Kostenlose Jobbörsen

Laut der Studie Recruiting Trends 2013 der Universität Bamberg gingen mit 36,9 Prozent die meisten Einstellungen der 1.000 größten deutschen Unternehmen im Jahr 2012 auf eine Stellenanzeige in einer Internet-Stellenbörse zurück. Im Mittelstand sind es dagegen nur 21,7 Prozent. Der Grund liegt wahrscheinlich in den hohen Kosten für die Anzeigenschaltung und damit geringeren Nutzung durch den Mittelstand. Hier gilt es für kleinere Unternehmen, genau abzuwägen.

Zwar gibt es auch kostenlose Jobbörsen wie indeed.de, wer wirklich gute Mitarbeiter finden will, sollte allerdings eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen. Wie reichweitenstark sind die Jobbörsen? Erreichen sie Ihre Zielgruppe? Wie hoch ist die Quantität der Bewerber auf den einzelnen Jobbörsen? Und wie hoch die Qualität? Wenn Sie diese KPIs berücksichtigen, können sich kostenpflichtige Stellenbörsen durchaus rechnen.

Mit der fachlichen Einarbeitung in die Tätigkeiten des Neuankömmlings ist es aber noch nicht getan. Vielmehr umfasst das Onboarding die komplette Eingliederung des Mitarbeiters auf allen Ebenen: Es werden Aufgaben festgelegt, die Unternehmensziele und -philosophie genau erklärt und soziale Kontakte mit den Kollegen geknüpft. Der gesamte Prozess beginnt schon mit der Vertragsunterzeichnung und ist frühestens am Ende der Probezeit, spätestens aber nach einem Jahr abgeschlossen.

Das Onboarding-Programm und seine Vorteile

Viele Unternehmen bereiten sich zu wenig oder zu spät auf den ersten Arbeitstag ihres Personals vor: Der Arbeitsplatz ist noch nicht eingerichtet, Login-Daten sind nicht beantragt und der für den Neuen zuständige Kollege gerade im Urlaub. Dabei wirken sich die ersten Tage des Angestellten entscheidend auf Motivation, Engagement und Produktivität aus.

Fühlt sich der neue Mitarbeiter an seinem neuen Arbeitsplatz unwohl oder empfindet er sich sogar als Belastung, weil sein Arbeitsalltag noch organisiert werden muss, kann er sich schnell zu einer Kündigung hingezogen fühlen. Um diese Reaktion zu vermeiden, ist ein professionelles Onboarding-Programm unerlässlich. Die wichtigste Maßnahme ist dabei, persönlich auf den neuen Mitarbeiter einzugehen. Seine Stärken und Talente sollten so eingesetzt werden, dass er sich weder über- noch unterfordert fühlt. Zudem hilft die soziale Integration in das Team, um eine reibungslose Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten zu gewährleisten.

Zu guter Letzt sollten dem neuen Mitglied die Unternehmenskultur und grundlegende Arbeitsweisen sowie Ziele des Betriebes nähergebracht werden. Es gehört auch dazu, dem jungen Mitarbeiter zu vermitteln, dass er einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen leistet.

Die Onboarding-Strategie: auf eine gute Vorbereitung kommt es an

Um das neue Talent am ersten Arbeitstag entspannt willkommen heißen zu können, ist eine gute Vorbereitung und längerfristige Organisation unverzichtbar. Schon nach der Vertragsunterzeichnung können dem zukünftigen Angestellten wichtige Informationen über das Unternehmen, wie das Organigramm, Leitbilder und Broschüren zu den Produkten zugeschickt werden.

Vor dem Antrittstag muss der Arbeitsplatz mit allen wichtigen Arbeitsmitteln eingerichtet, Passwörter angefordert und alle Kollegen über den zukünftigen Mitarbeiter informiert werden. Grundlegende Regeln und Gepflogenheiten sind in einem Handbuch gut aufgehoben. Hier erfährt der frisch rekrutierte Angestellte, welche festen Termine es gibt und welche internen Besonderheiten zu berücksichtigen sind. Zudem können im Handbuch die richtigen Ansprechpartner für die verschiedensten Belange vermerkt werden.

In der ersten Woche werden Neuankömmlinge häufig mit vielen Informationen und Namen konfrontiert. Hilfreich ist hier ein Teamboard mit Namen, Fotos und Funktionen der Kollegen, das im Intranet oder am Schwarzen Brett zu finden ist. Der neue Mitarbeiter wird es dankbar als wichtige Orientierungshilfe annehmen. Auch kleine Gesten erleichtern dem neuen Personal den Einstieg: Ein Blumenstrauß oder eine Grußkarte auf dem Schreibtisch signalisieren dem Mitarbeiter, dass er von Beginn an willkommen ist.

Das Onboarding-Ziel: eine gelungene Integration

Eine gelungene Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen und seine Abläufe fördert die individuelle Motivation und Produktivität. Fühlt sich der Angestellte wohl, weil er akzeptiert und gebraucht wird, verhält er sich loyal gegenüber dem Unternehmen und empfiehlt es als attraktiven Arbeitgeber weiter. Durch gemeinsame Workshops und Teambuildings mit neuen und etablierten Mitarbeitern werden der Zusammenhalt gestärkt und das Arbeitsklima in der Abteilung verbessert.

Hilfreich ist es aber auch, einen Kollegen als Paten zu benennen, der sich während des gesamten Onboarding-Prozesses um den neuen Mitarbeiter kümmert. Dazu gehört das Herumführen und Vorstellen am ersten Tag, das Beantworten von Fragen und das Organisieren von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen. In diesen Gesprächen werden die Erwartungen und Wünsche des Neulings, aber auch der Vorgesetzten und Kollegen, besprochen. Probleme und Unstimmigkeiten können so schnell erkannt und behoben werden – und der neue Mitarbeiter fühlt sich ernstgenommen und gut betreut. Zusätzlich bietet es sich bei diesen Gesprächen an, regelmäßiges Feedback über die eigene Onboarding-Strategie einzuholen und die Effektivität der Maßnahmen zu überprüfen.

Recruiting-KPIs in Stellenanzeigen von 80 % bevorzugt

Kandidaten verlangen nach Transparenz – sie möchten wissen, wann sie mit was rechnen können. Zudem möchten sie auch wissen, wieviel dabei rausspringt: 79,6 % bevorzugen Stellenanzeigen mit klaren Gehaltsangaben.

Google inzwischen unverzichtbar für die Jobsuche

Mittlerweile stimmen 76,4 % dem Statement zu „Ich kann alle für meine Jobsuche relevanten Informationen am schnellsten per Google finden“. Wofür die Suchmaschine vor allem genutzt wird und wie du deine Auffindbarkeit verbessern kannst, erfährst du in unserer Studie.

Berufsspezifische Landingpages?

8/10 Bewerbern wünschen sich neben der Karriereseite eine Landingpage zum eigenen Berufsfeld. Wann im Bewerbungsprozess diese gewünscht sind und was die Wahrscheinlichkeit einer Bewerbung erhöht, haben wir in unserer Studie herausgefunden.

19 % der Bewerber nutzen Künstliche Intelligenz bereits, um Anschreiben zu schreiben. Weitere 41,6 % können sich vorstellen, dies in Zukunft zu tun. Damit ist der Anteil an (potenziellen) KI-Nutzern unter den Bewerbern seit dem Frühjahr 2023 von 49,3 % auf 60,6 % gestiegen.  

Angst vor Künstlicher Intelligenz? Nur wenige sorgen sich

Trotz negativer Prognosen mit Bezug auf die Haltbarkeit zahlreicher beruflicher Qualifikationen macht sich aktuell nur ein geringer Teil der Jobsuchenden Sorgen um die künftige Brauchbarkeit der eigenen Fähigkeiten. Nur 18,1 % der Befragten befürchten, dass ihre Berufsqualifikationen in fünf Jahren durch Künstliche Intelligenz ersetzt werden.

Der menschliche Faktor bestimmt die Akzeptanz von KI in Bewerbungsverfahren

Die Mehrheit der Jobsuchenden steht dem Gebrauch von Künstlicher Intelligenz durch Arbeitgeber grundsätzlich offen gegenüber. Diese Akzeptanz gilt jedoch nur, solange Menschen und menschliche Entscheidungen nicht völlig aus dem Prozess verdrängt werden.

In Zeiten des Fachkräftemangels und der steigenden Anforderungen der Kandidaten ist ein effizienter Recruiting-Prozess wichtiger denn je. Job-Interviews, wollen souverän geführt werden. Dabei sind sie nicht nur für die Bewerber aufregend, auch Personaler und Führungskräfte sind oft überfragt.

In unserem Ebook erklären wir Ihnen,

• warum die richtige Vorbereitung entscheidend ist,
• wie Sie sich gut vorbereiten,
• wie Sie Gespräche sinnvoll strukturieren können,
• welche Interviewmethoden Sie anwenden können und
• wie Sie mit guten Jobinterviews Ihre Arbeitgebermarke stärken.

Antworten auf diese und viele weitere Fragen zur effizienten Personaleinstellung finden Sie in diesem Interview-Leitfaden.

Viele Unternehmen – vielleicht auch Sie – nutzen bereits eine Software zur Verwaltung der Personalakten und zur Lohnabrechnung. Häufig bieten diese Systeme auch grundlegende Bewerbermanagement-Funktionalitäten. Wo der Unterschied zu speziellen E-Recruiting- und Bewerbermanagementsystemen liegt, zeigen wir in diesem E-Book auf.

Dabei haben wir unter anderem folgende Funktionalitäten und Bestandteile untersucht:

• Integrationsmöglichkeiten und API-Schnittstellen
• Innovationspotenzial
• Recruiting-Tools
• Supportqualität

Vor- und Nachteile beider Systeme

Die Entscheidung zwischen der Nutzung einer HR-Suite oder Recruiting-Software kann für den Erfolg Ihrer Recruiting-Maßnahmen entscheidend sein. Auf der einen Seite steht eine ganzheitliche HR-Software, die meist Prozesse wie Payroll, Personalplanung und -entwicklung, Bewerbermanagement usw. abbildet – die scheinbar perfekte Rundumlösung. Auf der anderen Seite stehen spezialisierte Systeme für Recruiting und Bewerbermanagement, die sogenannten Best-of-Breeds.

Welche Lösung ist nun die bessere für Ihr Unternehmen? Wir haben für Sie die wichtigsten Überlegungen zusammengetragen, um Ihre Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Und dabei sind alle Felder abgedeckt:

• Stellenanzeigen im Corporate Design
• E-Mail-Vorlagen mit AGG-Konformität
• Benutzerfreundliche Bewerbungsformulare mit Importfunktion (Xing/LinkedIn)
• Stellenmarkt, für bestehende und nicht-existierende Karriereseiten
• IT und Datenschutz auf dem aktuellen Stand

Wir zeigen Ihnen, wie Sie mühselige Vorbereitungen vereinfachen oder komplett überspringen können, etwa die Abstimmung mit der IT für die Installation und Einrichtung eines Wartungsservices; die Implementierung und Individualisierung der neuen Software; das Testen der eingerichteten Software, und so weiter…

Mithilfe dieses E-Books werden Sie feststellen, dass E-Recruiting deutlich einfacher zu bewältigen ist, als Sie bisher dachten.

Eine sorgfältige Personalauswahl ist der wichtigste Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Nicht nur Konzerne nutzen dafür gerne ein Assessment Center: Für Unternehmen jeder Größe ist es der Weg zum richtigen Mitarbeiter.

Wir haben uns diese Methode genauer angeschaut und möchten Sie mit folgenden Inhalten unterstützen:

• Typische Bestandteile eines Assessment Centers
• Verlauf eines Assessment Centers
• Vor- und Nachteile des Assessment Centers
• Online Assessment Center

Richtige Personalauswahl als Fundament für gute Zusammenarbeit

Bewerbung, Gespräch, Arbeitsvertrag – das war einmal. Wenn Unternehmen heute auf Mitarbeitersuche gehen, wollen sie genau wissen, mit wem sie es zu tun haben, bevor sie sich für eine Kandidatin oder einen Kandidaten entscheiden. Zum einen geht es darum, die Bestmögliche oder den Bestmöglichen für eine offene Position zu finden. In Zeiten knapper Fachkräfte und hartem Wettbewerb sind junge Talente auf dem Arbeitsmarkt hart umkämpft.

Unpassende Auswahl frustriert beide Seiten

Unternehmen investieren daher viel Zeit und Mühe in die Suche, Auswahl und Einarbeitung von neuen Mitarbeitern. Wenn sich hinterher herausstellt, dass die- oder derjenige fachlich doch nicht für die betreffende Stelle geeignet ist, ist Unternehmen und Bewerbern nicht gedient und die Suche beginnt für beide Seiten von vorne.

Ein gut durchgeführtes Assessment Center ist hier eine wertvolle Entscheidungshilfe, vor allem bei Führungspositionen und Stellen mit hohem Verantwortungsgrad.